1.จงอธิบายความหมายของสำนักงาน
ตอบ สำนักงาน คือ สถานที่แห่งหนึ่งซึงอาจเป็นห้องเดียวหรือหลายห้อง จะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ได้ อาจเป็นสถานที่สำหรับทำธุรกรรมต่างๆ หรือเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานหรือควบคุมการดำเนินงานโดยอาศัยสารสนเทศเป็นเครื่องมือ โดยมีหน้าที่รับข้อมูลจากผู้หนึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกผู้หนึ่ง
2.การจัดการสำนักงานประกอบด้วยกิจกรรมใด
ตอบ การจัดการสำนักงานให้ได้ผลประกอบด้วยกิจกรรมด้านต่างๆ ดังนี้
-การวางแผนสำนักงาน ซึ่งที่เหมาะสมประกอบด้วย - การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม - การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร - การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน - การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน - การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน - การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร - การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงานการวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน
-การจัดสายงาน การจัดสายงานและจัดพนักงานเข้าทำงานในสำนักงาน การปฏิบัติงานที่นอกเหนือจากการบริหารใน สำนักงาน อาจจัดแบ่งได้เป็น 3 กลุ่มด้วยกัน ดังนี้
- งานวิชาชีพ เช่น การทำบัญชี การตรวจสอบบัญชี สถาปนิก วิศวกร
- งานสายสนับสนุน เช่น พนักงานขายสินค้า ช่าง นักเทคนิค
- งานสายสำนักงาน เช่น เลขานุการ พนักงานเดินสาร เจ้าหน้าที่สารบรรณ
-การควบคุมการปฏิบัติงาน เช่นการควบคุมค่าใช้จ่าย การควบคุมการใช้ทรัพยากร การควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุ สำนักงาน การควบคุมการเข้าออกบริเวณ
-การแก้ปัญหา เพื่อเป็นวิธีการปฏิบัติงานเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
-การสร้างขวัญและกำลังใจ การพิจารณาเพิ่มเงินเดือน การพิจารณารางวัลการทำงาน
-การอำนวยการ เพื่อระดมทรัพยากรในการทำให้การดำเนินงานเป็นไปตามปกติ และช่วยให้การทำงานบรรลุ
3.การวางแผนสำนักงานจะต้องดำเนินการอย่างไร
ตอบ การวางแผนสำนักงาน ซึ่งที่เหมาะสมประกอบด้วย,การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม,การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร,การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน,การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน,การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน ,การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร,การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน,การวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน
4.สภาพแวดล้อมเกี่ยวกับที่ตั้งขอสำนักงานมีผลต่อการปฏิบัติงานอย่างไร
ตอบ สภาพแวดล้อมของสำนักงาน ซึ่งแบ่งออก ดังนี้
1 ที่ตั้งสำนักงาน ซึ่งมักคำนึงถึงการเดินทาง การขยายและปรับปรุงในอนาคต
2 การคมนาคม เป็นการพิจารณาเพื่อให้ผู้ทำงานบริการเวลาในการเข้าและออกจากสำนักงาน ตลอดจนผลกระทบสิ่งแวดล้อมขณะเดินทางมาทำงาน
3 สภาพจิตใจ พนักงานควรมีสภาพจิตใจที่พร้อมจะทำงาน และสามารถแก้ไขปัญหาภายในสำนักงานจากระบบงาน ระบบการบังคับบัญชาด้วย
5.เทคโนโลยีที่มีใช้ในสำนักงานมีอะไรบ้าง
ตอบ เทคโนโลยีสารสนเทศ
ความหมาย คือ เครื่องมือ เครื่องใช้ กระบวนการ หรือระบบงานต่างๆ ที่ก่อให้เกิดสารสนเทศตามความต้องการของผู้ใช้งานเป็นการรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล และแสดงผลลัพธ์ เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ที่สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจ
การจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ- มีการวางแผนของการจัดการระบบข้อมูล
- มีการออกแบบและพัฒนาระบบข้อมูล
- ได้รับความร่วมมือจากบุคคลากรฝ่ายงานต่างๆ
เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ
ลักษณะของการใช้เทคโนโลยีในสำนักงานอัตโนมัติ แบ่งได้เป็น 5 ลักษณะงาน คือ
- งานด้านการจัดการเอกสาร
- งานด้านการจัดการข่าวสาร
- งานด้านการประชุม
- งานด้านการสนับสนุนสำนักงาน
- งานด้านการสนับสนุนผู้บริหาร
6.เหตุผลที่หน่วยงานต้องพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติคืออะไร
ตอบ เศรษฐกิจ การปฏิบัติงานในสำนักงานทุกวันนี้มีค่าใช้จ่ายมากขึ้นกว่าเดิมมาก ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเงินเดือนบุคลากร หรือเอกสาร ดังนั้น การปรับเปลี่ยนการทำงานให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายน้อยลงจึงเป็นเรื่องจำเป็น
สารสนเทศ แต่เดิมเทคโนโลยีพื้นฐานที่ใช้กันอยู่ในสำนักงานทั่วไปนั้นไม่พอเพียงที่จะจัดการกับปริมาณข้อมูลที่มีมากมายมหาศาล สำนักงานจึงต้องมองหาเทคโนโลยีใหม่ที่จะมารับมือกับปริมาณข้อมูลข่าวสารที่เพิ่มมากขึ้นแบบทวีคูณ
7.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานจำแนกได้กี่ด้าน
ตอบ 4 ด้าน
1. ด้านการสื่อสาร
2. ด้านการจัดการเอกสารต่าง ๆ ในสำนักงาน
3. ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
4. ด้านการรับส่งข้อมูลภายในสำนักงาน
8.สำนักงานอัตโนมัติมีประโยชน์อะไรบ้าง
ตอบ ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการจัดเตรียมเอกสารกระดาษ การจัดส่ง การรับ การจัดเก็บและการทำลาย รวมทั้งงบประมาณในการจัดจ้างผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน ลดขั้นตอนเวลาในการพิมพ์ผิด การตรวจสอบแก้ไข ปรับปรุง ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วขึ้น เนื่องจากความถูกต้องแม่นยำ และความรวดเร็วในการสืบค้น ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น เนื่องจากมีสำนักงาน เครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย รวดเร็วประหยัดเวลาในการทำงาน หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดี สำหรับหน่วยงานภายใน ที่ได้รับการบริการและการติดต่อสื่อสารที่ถูกต้องรวดเร็วทันสมัย
9.การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติมีกี่วิธีอะไรบ้าง
ตอบ 1. ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติที่มีประสิทธิผล ควรมีลักษณะดังนี้- ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องล้วนใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่ายแลน- มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารได้อย่างสะดวกรวดเร็ว- ซอฟต์แวร์ต่างๆใช้ง่าย และเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร- อุปกรณ์ต่างๆเป็นมาตรฐานและทำงานร่วมกันได้-ระบบงานประยุกต์ต่างๆ ได้รับการติดตั้งหรือพัฒนาขึ้นให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ 2 .บุคลากรที่มีบทบาทในการริเริ่มนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้2.1 ผู้บริหารระดับสูง2.2 ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฏิบัติงานระดับต่างๆ 2.3 นักคอมพิวเตอร์และนักเทคโนโลยีอื่นๆ 3 ประเด็นสำคัญในการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ3.1 การเลือกแนวทางการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ3.2 การวางแผนการพัฒนา 3.3 การพัฒนาและจัดระบบสำนักงานอัตโนมัติ3.4 การประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเปลี่ยนสิ่งสำคัญในการวางแผน ข้อมูลพื้นฐานที่จะต้องทราบก่อนการวางแผนคือ ข้อมูลหน่วยงานข้อมูลสถานภาพปัจจุบันของหน่วยงาน ข้อมูลลักษณะของหน่วยงาน ข้อมูลผู้ใช้ระบบการสื่อสารลักษณะของระบบสารสนเทศที่ใช้ การสนับสนุนเมื่อทราบข้อมูลที่จำเป็นแล้วผู้วางแผนอาจจะจัดทำแผนการพัฒนาขึ้นโดยใช้เทคนิคต่างๆหรือใช้มาตรฐานการวางแผนงานที่หน่วยงานกำหนดขึ้น เช่นอาจใช้วิธีการเขียนแผนงานเป็นผังงานแกนต์หรือแกนต์ชาร์ต ซึ่งในแผนภาพดังกล่าวจะต้องแสดงระยะเวลาในการดำเนินภารกิจและรายการภารกิจต่างๆ ดังนี้ กำหนดทีมงาน จัดประชุมชี้แจง รวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ความต้องการ ออกแบบระบบงาน เลือกอุปกรณ์และระบบงาน พัฒนาโปรแกรมเพิ่มเติม ติดตั้งอุปกรณ์และระบบงาน ทดสอบอุปกรณ์และระบบงาน จัดทำคู่มือ ฝึกอบรม ปรับเปลี่ยนข้อมูลเดิม เปลี่ยนระบบ ประเมินผลการดำเนินงาน ปรับปรุงแก้ไข
10.ในการเรียนการสอนมีปัญหาอะไรบ้างจะมีวิธีแก้ปัญหาอย่างไร
ตอบ บางเรื่องอาจไม่เข้าใจและทำไม่ได้ ต้องศึกษาด้วยตนเอง และต้องหาความรู้ใหม่ๆ ให้กับตัวเองเสมอ
11.สรุปวิวัฒนาการของสำนักงานอัตโนมัติ
ตอบ ระบบปฏิบัติการสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึงสำนักงานซึ่งได้รับการพิจารณาคัดสรรงานต่างๆ ที่มีคุณสมบัติ เหมาะสมมาจัดการเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติงานเดิม ซึ่งมักจะเป็นการปฏิบัติด้วยมือมาเป็นแบบกึ่งอัตโนมัติ หรือ แบบอัตโนมัติสมบูรณ์แบบ นอกจากนั้นยังครอบคลุมรวมถึงการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติที่พัฒนาขึ้นให้สามารถบริหารการสืบค้นเอกสาร ภาพ หรือข้อมูลจากแหล่งจัดเก็บต่างๆ ในสำนักงาน - แผนกต่างๆ เพื่อส่งมอบให้แก่ ผู้ร้องขอซึ่งมีสิทธิ์ นำไปประมวลผลให้ได้ข่าวสารที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน หรือบริหารงานของสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
edit @ 28 Jun 2008 23:31:37 by wisnovars
edit @ 29 Jun 2008 00:02:48 by wisnovars
edit @ 29 Jun 2008 00:04:56 by wisnovars